De 10 argumenten van het college voor een nieuw stadhuis

woensdag 2 december 2009

Door de D66 fractie is verschillende malen aan het college verzocht om aan te geven wat het voordeel voor de inwoners is indien er één gebouw voor alle ambtenaren komt. Hieronder geeft het college 10 argumenten die de doeltreffendheid en doelmatigheid van de gemeentelijke organisatie - en daarmee de noodzaak tot er één gebouw voor alle ambtenaren ondersteunen.

Onze vraag aan u is zijn voor u deze 10 argumenten overtuigend?

De 10 argumenten van het college:

1. In onze gemeente zijn bestuur en ambtenaren op vijf verschillende locaties in de stad gehuisvest. Ondanks moderne communicatiemiddelen als mobiele telefoon en internet komt dat het soepel functioneren van de organisatie niet ten goede. Het openbaar bestuur berust in belangrijke mate op menselijk contact en daarbij valt persoonlijk contact te prefereren boven de elektronische snelweg. De kwaliteit en de voortgang van het werk en de dienstverlening aan burger, bedrijfsleven en bestuur zijn daarmee gediend.

2. Collegiale relaties hebben door de huisvesting op verschillende locaties te lijden. Contacten komen moeizamer tot stand en niet zelden wordt een bepaald organisatie onderdeel “vergeten” bij de beleidsvoorbereiding. Dit leidt tot frustraties en spanningen in de ambtelijke relaties en vaak tot extra vertraging. E-mail is voor dit soort situaties niet toereikend. Bureau Andersson, Elffers en Felix heeft in de quick scan rapportage van mei 2009 geconcludeerd dat “het is een gegeven dat fysieke afstand tussen afdelingen binnen de organisatie een belemmering vormt voor werkzaamheden, die om dagelijkse afstemming vragen”.

3. De spreiding van organisatieonderdelen leidt tot vertraging in de advisering en de dienstverlening aan onze burgers. Bij de behandeling van bezwaren bijvoorbeeld blijkt dat dossiers niet altijd compleet zijn doordat stukken soms van verschillende locaties moeten komen. In het gunstigste geval ontstaat tijdverlies. Dit is lastig uit te leggen aan de burger en dit leidt tot frustraties. Per 1 januari 2010 wordt de gemeente schadeplichtig bij termijnoverschrijding. Bij subsidiebeschikkingen ontstaat regelmatig vertraging doordat de betrokken afdelingen op verschillende locaties zitten.


4. Wij verdelen onze adviseurs voor publieksdiensten over twee servicecentra. Het is niet mogelijk om de dienstverlening in beide centra op dezelfde wijze te organiseren. Het gaat daarbij vooral om de meer gespecialiseerde deskundigheid. Burgers moeten eerst nagaan in welke vestiging ze moeten zijn. Dit levert in de praktijk veel problemen op, ook al is er in principe in iedere vestiging een basispakket aan gemeentelijke diensten beschikbaar.

5. Verspreide huisvesting brengt extra kosten met zich mee. Het vraagt om extra ruimtebehoefte (meerdere restaurants, recepties, postkamers, expeditie etc), extra personeel, extra veiligheidsmaatregelen, extra energielasten en schoonmaakkosten. De interne postbezorging levert ook nog vertragingen op.

6. De extra kosten door de decentrale huisvesting zijn een paar jaren geleden berekend op € 500.000,-, maar zijn vermoedelijk hoger. Dit is geld, dat wij voor de burgers besparen als wij onze organisatie in één gebouw onderbrengen.

7. De ambtelijke organisatie heeft last van de verspreide huisvesting. De indeling en omvang van onze panden maakt het onmogelijk om de afdelingen, die de intensiefste werkrelaties onderhouden op een logische manier bij elkaar te plaatsen. In de afgelopen jaren is getracht dat door interne verhuizingen op te lossen. Dat heeft tot extra kosten geleid, maar het probleem is er niet mee opgelost. Het heen en weer reizen tussen de verschillende locaties voor collegiaal overleg brengt het nodige tijdverlies met zich mee. Sommige medewerkers moeten verschillende malen per dag heen en weer reizen.

8. Wij leggen anderen (bedrijven die een bouwvergunning aanvragen) een GPR-norm op, maar zelf voldoen wij daar nog niet aan. De GPR-norm is gericht op duurzaamheid van gebouwen en duurzaam gebruik van gebouwen.

9. De huidige huisvesting belemmert een informeel contact tussen burgers en ambtenaren. Hij of zij kan niet zomaar op één centrale plek binnenlopen met een verzoek om een gesprek met een ambtenaar. De kans is groot dat de ambtenaar op een andere locatie is gehuisvest of zich daar bevindt. Dit komt de gastvrijheid niet ten goede en het leidt tot irritaties bij de burger. De burger krijgt op die manier geen binding met het huis van de stad.


10. Decentrale huisvesting remt de doorontwikkeling van de organisatie af. De aansturing van medewerkers van afdelingen, die gehuisvest zijn over meerdere locaties, is lastig. Het op een gelijk niveau brengen van de professionele en persoonlijke ontwikkeling van medewerkers is moeizaam. En daarmee het risico dat we als organisatie niet uniform dienstverlenen richting onze burgers en bedrijven.